Accordo sul trattamento dei dati

Questo accordo fa parte dei Termini di utilizzo e si applica ogni volta che carichi in Balance dati riferiti ad altre persone: i tuoi clienti, i loro invitati, i tuoi fornitori e collaboratori. Su quei dati il titolare del trattamento sei tu: decidi tu perché raccoglierli e cosa farne. Noi li trattiamo per tuo conto, e siamo il tuo responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

1. Oggetto, durata e finalità

Trattiamo i dati per il solo scopo di erogarti il servizio Balance come descritto nei Termini: conservarli, organizzarli, renderteli consultabili, generare i documenti che ci chiedi e recapitare le comunicazioni che decidi di mandare. Il trattamento dura quanto dura il tuo abbonamento, piu' il tempo tecnico necessario alla restituzione o alla cancellazione.

2. Dati e persone interessate

I dati che ci affidi riguardano tipicamente: i tuoi clienti (nomi, contatti, dati di fatturazione), i loro invitati (nomi, presenze, posti a tavola, esigenze alimentari), i tuoi fornitori e collaboratori (contatti, accordi, importi), e il contenuto delle comunicazioni che scambi con loro dentro Balance.

Alcune di queste informazioni possono rientrare nelle categorie particolari dell’articolo 9: un’allergia alimentare è un dato sanitario, e una scelta alimentare può rivelare una convinzione religiosa. Le trattiamo con le stesse misure del resto, ma la base giuridica per raccoglierle la scegli tu, e sei tu a doverla poter dimostrare.

3. Trattiamo solo su tua istruzione

Trattiamo i dati soltanto su tua istruzione documentata, che coincide con l'uso che fai del servizio e con quanto previsto da questo accordo. Non li usiamo per finalità nostre, non li vendiamo, non li usiamo per addestrare modelli e non li cediamo a terzi perché li usino per conto proprio. Se una legge ci obbligasse a un trattamento diverso, te lo diremmo prima di procedere, salvo che sia la legge stessa a vietarcelo.

4. Riservatezza

Chi accede ai dati per nostro conto è tenuto alla riservatezza per contratto, e vi accede solo per quanto serve a far funzionare il servizio o ad assisterti quando ce lo chiedi.

5. Misure di sicurezza

Applichiamo le misure descritte nell'informativa privacy: cifratura in transito e a riposo, accesso limitato a chi ne ha bisogno, autenticazione a più fattori disponibile su richiesta per gli accessi amministrativi, registrazione degli accessi e backup. Le misure possono evolvere, ma non scenderanno sotto il livello lì descritto.

6. Altri fornitori

Per erogare il servizio ci appoggiamo ad altri fornitori, che diventano nostri sub-responsabili. L’elenco aggiornato è nelle norme sulla privacy. Con l’accettazione di questo accordo li autorizzi in via generale. Se ne aggiungiamo o sostituiamo uno te lo comunichiamo con almeno trenta giorni di anticipo, e in quel periodo puoi opporti; se ti opponi e non troviamo un’alternativa, puoi disdire senza penali per la parte di abbonamento non goduta.

7. Ti aiutiamo con le richieste che ricevi

Se uno dei tuoi clienti o dei loro invitati esercita un diritto — accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione — rispondere tocca a te, perché il titolare sei tu. Noi ti diamo gli strumenti per farlo dentro Balance e, dove non bastassero, ti assistiamo su tua richiesta. Se una richiesta arrivasse direttamente a noi, non risponderemmo nel merito: te la giriamo senza indugio.

8. Se qualcosa va storto

Se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i tuoi dati, te lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore, con quello che sappiamo: cosa è successo, quali dati e quante persone sono coinvolte, cosa stiamo facendo. La notifica all'autorità di controllo, quando dovuta, spetta a te in quanto titolare, e ti diamo tutto ciò che ti serve per farla.

9. Alla fine

Quando l'abbonamento finisce puoi esportare i tuoi dati dagli strumenti di Balance. Trascorsi 30 giorni dalla chiusura li cancelliamo dai sistemi attivi, e dai backup entro i successivi 90 giorni, salvo quanto siamo tenuti a conservare per obblighi di legge. Su tua richiesta ti confermiamo per iscritto che la cancellazione è avvenuta.

10. Verifiche

Su richiesta ti mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi. Se hai bisogno di una verifica più approfondita possiamo concordarla, con un preavviso ragionevole e senza interferire con il servizio degli altri utenti.

Per qualsiasi questione relativa a questo accordo scrivi a [email protected]. In caso di contrasto fra questo accordo e i Termini di utilizzo, su ciò che riguarda il trattamento dei dati prevale questo accordo.

In vigore dal giorno 1 aprile 2025. Ultima revisione: 24 agosto 2026.